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你真的敢在简历上说你精通Word么?

作者:admin    素材来源:本站原创    点击数:    更新时间:2015/1/30

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制作精美的文档

 

大部分人的排版是这样的...



别人的稍微专业一些...



出现这种情况是是部分小伙伴没有弄清楚word里面的一些基本设置。第一张图片显得密密麻麻,极大影响阅读性,是因为没有搞清楚,行距这个概念。用的是word默认的单倍行距,单倍行距字数一多起来。就会显得密密麻麻,而第二张图片的行与行之间就显得有一定距离,合适。阅读起来眼睛不累...讲制作精美的文档,从操作技巧+理念两个角度讲。


操作技巧

弄清楚几个概念便可以了:

1.行距:行与行之间的距离
2.段距:段与段之间的距离、分为段前、段后
3.首行缩进:理解成,段首空几格。
4.图文环绕方式:这个是设置图片与文字之间的关系的


这些东西在word里面的段落都可以设置。讲一些设置方面注意事项:


1.行距:长文档的话,使用1.25倍行距。
2.段距:段前段后,可以设置0.5行,或者1行。
3.字体:专业的文档,可以中文:微软雅黑、英文:Arial.


理念方面

光会技巧,还不行,不然你可能制作的文档像下方图片左边的,而不是右边的。




排版这个东西讲起来太复杂了,不过掌握最核心的一定就可以了。让读者方便阅读,就是注意易读性。在word操作上注意两点。


1.小标题要加粗,字号要变大。这样读者一看这篇文章就能清楚整篇文章的结构。而不是密密麻麻的一片。
2.可以适当给文档不同部分,区别开来,这样才不千篇一律,老是看相同的页面,人会疲劳,所以本文,我列举这些要点时是使用简书的引用功能,来这些要点和正文区别开来。还有上方的图片右边也是小标题,使用红色区别,让文章有那么点层次感...当然word文档中,建议中规中矩地加粗就可以了。


要学制作精美专业点的文档、还得练,不过现在学个20分钟先让自己得文档摆脱密密麻麻,没有层次的状态吧。


制作文档提升三倍效率


我可以用短短的1分钟左右,把下文的第一张图片文档(总共9页),排版成第二张图片中的效果,并且生成目录。第三张是局部效果,第四张是目录。



1



2



3.局部效果



目录


word排版效率里面的核心理念:一定要等文档全部写完,或者写完部分,再去调整文档的格式(也就是哪些行距、段距、小标题加粗什么的。)


why?因为,如果你一边调格式一边写的话,你就得反复切换在各种格式之间,一会是小标题的格式,一会又得切换回正文的格式。很浪费时间。说到这个,大家就应该知道,为什么简书的markdown好用了吧,只要打代码就可以调格式,不用什么所谓的切换什么的。不影响效率。


如何操作

这个涉及到word的样式了。所谓的样式,就是你可以设计正文的格式,一级标题的格式,二级标题的格式等。(格式就是指那些:行距,字体,段距什么的。)。你把这些都设计好之后,保存成一个模板,到你需要这种类型的格式就拿出来用就可以了。下方图片是word中的样式:



样式


具体操作

1.打开你以前自己制作的模板,然后开始码字,先不要调整格式。
2.码完之后,开始选中所有的一级标题、(举例:2.是一级标题,2.1是二级标题,2.1.1是三级标题),选中之后,点击上方图片里面的,标题1.这样,一级标题的格式就变成你设置的格式了,再选中2.3级标题,反复如此。
3.标题全部改变格式后,开始选中正文,但正文不是连续的,怎么快速选中呢?很简单,选一两句正文,然后点击上文图片左边选择键,然后会出来:选中所有格式类似的文本,再点击这个:选中所有格式类似的文本,然后所有正文就选中了。然后再点击,正文样式,就可以了。格式全部变了。
4.格式改完之后,如果是论文要生成目录的话,就直接点击word里面的生成目录就可以了。很快。这一套下来用不到1分钟。


总结:效率的话,要记住,先码好全部文档,再改变格式。学会用样式,用快捷键,就可以了。


word用于团队协作


发问两个问题:

1.帮人修改文档、该怎么留下修改痕迹?
2.多人协助的文档如何进行版本比对及管理?


第一个问题:


举个例子:我需要别人帮我改一份工作文档(或者简历),别人在word上修改,然后我看了他的修改,他修改了 1.2.3处。我发现,1.2处修改合我意思,3处不合我的意思,那么我想保留1.2处,不要他的3处。怎么快速操作呢?


以前的情况,可能是,别人直接在我原文删掉我原来的,加上他自己的。我收到这样的文档,可能我都看不出来他改了哪里....更不说保留他一部分修改,删掉一部分修改...


如果你和他/她都懂得word得修订功能,就很方便了。使用修订功能,1.可以迅速看出他改了哪里 2.可以快速选择,接受他的修订,还是不接受。这样的话,我1.2.处觉得他改得好,就点击接受,3处改得不好,就点击拒绝。这样就按照我的意思把文档处理好了。很方便


第二个问题:


举例子:如果老板不使用修订功能、你总不能一个字一个字比对,老板到底改了哪里吧...还有一个文档、交给不同人修改,如何把他们的修订合到一个文档、还有几个同事一起合作写文档不同的部分。怎么合成一个文档。


这个是用得比较少的技巧,简单说:就是word里面有一个比较、和合并的功能键。直接使用就ok了。


总结:团队合作里面,两个最常用能提高效率的word功能是,批注,和修订。这个太关键了。20分钟练一下就可以掌握。


表格的制作


工作中表格的制作会经常用到、制作简历其实也是用表格来制作的。哪怕你说简历我上网去下载个模板就可以了,但你要修改模板的细节,最好也要会表格的具体操作。


表格这东西挺尴尬的,很多人都说,这个谁不会啊,就是插入一个表格嘛,但大多人制作出来的表格却是这样的:




人家制作出来的是这样,(不要问我哪里有差别)




出现这些情况是因为,可能我们对表格里面的一些细节不知道怎么调。一个精美的表格细节很重要。有人可能说这是本末倒置,我只说这是专业。再看一些人家ok的表格。






而下面的简历也是通过表格来制作的。



如何突破表格的制作呢?


技能方面:只要学会三线表格的制作,那么所有的表格基本技能基本都会了。




精美方面:这个看到好的表格,复制下来多模仿,工作多用就自然ok了。


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